De Heus
In 55 fabrieken van De Heus wordt wereldwijd gewerkt met één digitaal Quality Management Systeem: Icologiq Elements
Koninklijke De Heus, opgericht in 1911, is een internationaal opererende diervoederonderneming. Met meer dan 50 productielocaties in 15 landen behoort De Heus tot de top 15 van diervoederleveranciers ter wereld. Deze productielocaties worden centraal vanuit Ede aangestuurd. “Voordat we met Icologiq in zee gingen, opereerden productielocaties op het gebied van kwaliteit als losse eilanden, die functioneel rapporteerden aan Ede. Sommige landen gebruikten kwaliteitsmanagementsoftware, terwijl op andere plekken trouw werd gezworen aan Excel. Met Icologiq hebben we een einde gemaakt aan die versnippering”, vertelt Martin Rijnen, Global Director Nutrition.
Ruim 4.500 professionals realiseren jaarlijks een miljardenomzet. Ondanks de grootte van het bedrijf, staat het boerenerf centraal. “We zijn een grote organisatie, maar het boerenerf is voor ons altijd dichtbij,” zegt Martin. “Vertrouwen en reputatie zijn in onze branche ontzettend belangrijk. Agrariërs moeten erop kunnen vertrouwen dat wij topkwaliteit leveren.” Het waarborgen van dit hoge kwaliteitsniveau in alle landen waarin De Heus actief is, stelt extra eisen aan kwaliteitsmanagement en de bijbehorende administratie.
Wirwar aan documenten
Om deze hoge kwaliteit te realiseren, wordt er internationaal op een gestandaardiseerde manier gewerkt. Werkmethodieken, standaardprocedures en instructies worden wereldwijd middels een kwaliteitshandboek verankerd in de organisatie. Honderden verschillende documenten per fabriek. Hieruit wordt een lokaal kwaliteitshandboek samengesteld. Echter, op basis van lokale wet- en regelgeving kan de invulling van de lokale handboeken op onderdelen van elkaar afwijken. Hierdoor wordt op internationaal niveau het monitoren van de verschillende lokale kwaliteitssystemen, het verzorgen van analyses en het maken van rapportages extra bemoeilijkt. Lokale data werden namelijk als een bord losse spaghettislierten opgediend, waarbij er weinig samenhang te vinden was.
Om de lokale kwaliteitssystemen beter op elkaar af te stemmen, was het noodzakelijk om de grote hoeveelheid beschikbare kwaliteitsdocumenten te herstructureren en te synchroniseren, en meer eenduidige regels op te stellen voor een uniforme interpretatie en lokale adoptiemogelijkheden. Een centrale plek waar alle lokale kwaliteitsdocumenten op een uniforme manier worden opgeslagen, is hierbij zeer gewenst. Voor De Heus was dit aanleiding om zich te oriënteren naar een nieuw ‘kwaliteitsdata-management’ systeem.
“Vanuit de verschillende landen waarin we actief zijn, kwam steeds vaker het verzoek om met een IT-oplossing orde te scheppen in de brei aan kwaliteitsdocumenten,” vertelt Martin. “Dit is het moment geweest waarop wij zeiden: nu gaan we dit wereldwijd oppakken. Na een selectie van verschillende partijen, hebben we gekozen voor Icologiq vanwege drie redenen: haar ervaring in onze branche, de hands-on mentaliteit en simpelweg het goede gevoel dat we bij het bedrijf hadden. Dit gevoel werd bevestigd in een proof of concept waarbij heel duidelijk werd wat Icologiq voor ons concreet zou kunnen betekenen.”
Scrum
De sleutel tot het succesvol implementeren van de software, is volgens Martin een snelle en directe communicatie. “In Enschede en bij ons in Ede hebben we twee projectleiders de eindverantwoordelijkheid gegeven,” legt Martin uit. “Deze projectleiders hebben vanaf dag één direct hun key users – QA-managers uit Polen, Vietnam, Zuid-Afrika, Brazilië en Nederland – erbij betrokken om te garanderen dat het project in praktijk goed werkt. Icologiq heeft ook trainingen gegeven aan de key users.’
Door middel van tweewekelijkse sprints en het zogenaamde Story Mapping werd er regelmatig nieuwe functionaliteit opgeleverd, waardoor het project bleef leven bij alle betrokkenen. Dit werd gecombineerd met het volledig doortesten van hun producten. “Als er dan incidenteel een bug insloop, was er direct een enorme toewijding vanuit Icologiq om dit zo snel mogelijk te herstellen. Zij vonden het oprecht vervelend als zoiets gebeurde.”
Geen tijdverspilling, meer tijd voor kerntaken
In de 55 fabrieken van De Heus wordt nu overal op dezelfde wijze met het kwaliteitsmanagementsysteem gewerkt. “Er is nu geen gedoe meer met verschillende systemen en opslag,” zegt Martin. “We hebben orde geschapen in de honderden verschillende documenten. Nu kunnen we beter rapportages draaien, waardoor we betere beslissingen kunnen nemen en onze professionals minder tijd aan randzaken hoeven te besteden. Icologiq is een onmisbare schakel gebleken in de digitalisering van onze kwaliteitsdocumentatie.”