Skip to content

Nieuws

“De grootste tegenstander van procesdenken is de angst voor verandering”

31-08-2021

Icologiq, een innovator op het gebied van het digitaliseren van bedrijfsprocessen, is al 25 jaar bezig om de bedrijfsvoering soepeler te laten verlopen en zo de winstgevendheid van bedrijven te vergroten. De visie van Icologiq heeft meer dan 20 jaar geleden vorm gekregen, toen Peer Reinhard en Cor van Weenum samenwerkten aan het digitale projectendossier bij VolkerWessels – waar Cor destijds directeur IT was. Cor vertelt hoe de ideeën over procesmanagement, die ze jaren geleden samen ontwikkeld hebben, hem op het spoor hebben gezet voor het succesvol digitaliseren van processen, en hoe hij deze kennis nog steeds dagelijks toepast.

“Er zijn twee vragen die centraal moeten staan bij het digitaliseren van processen,” legt Cor uit. “Hoe zorg je dat de kwaliteit van de data goed en eenduidig inzichtelijk is op project- en klantniveau, en hoe maak je het de medewerkers zo makkelijk mogelijk in hun dagelijks werk? Mensen willen niet nadenken over het openen van bestanden of het zoeken naar sjablonen, ze willen zich richten op de activiteit zelf. Daarom moet je ze op eenvoudige wijze leiden naar het benodigde scherm, waar ze vervolgens alleen nog in een paar stappen hun gegevens hoeven in te vullen. Als je hieraan dan een workflow koppelt, kun je de taken en verantwoordelijkheden binnen een organisatie helder maken. Dit alles draagt bij tot gedragenheid, eigen initiatief en innovatie op de werkvloer, want medewerkers willen helderheid over wat ze mogen en kunnen doen.”

De logica van data

Nadat Cor vertrok bij VolkerWessels, heeft hij verschillende functies vervuld in diverse sectoren. Elke keer kwamen dezelfde knelpunten naar voren: de data was niet op orde, taken en verantwoordelijkheden in de uitvoering waren niet helder. “Daarom moet je in ieder bedrijf allereerst in kaart brengen welke rollen, taken en verantwoordelijkheden aan welke persoon worden toebedeeld. Dit is de eerste stap van procesmanagement, zodat je gericht naar je doel toe kunt werken om mensen efficiënt te faciliteren in de taken die ze moeten uitvoeren. Daarnaast moeten de datavelden overal strak georganiseerd, geautoriseerd en volledig zijn.”

“Verder is het belangrijk om de logica van data in de gaten te houden,” vervolgt hij. “Je begint een activiteit met een kleine hoeveelheid data, maar naarmate het proces vordert, wordt de hoeveelheid data in elke stap van de activiteit verrijkt. Door de data centraal te organiseren, kun je het object beheren. In het geval van een koper is de woning het object en de koper de gebruiker. Als deze koper na 10 jaar de woning verkoopt, draag je het verrijkte dossier met informatie en historie over aan de volgende koper – uiteraard wordt de privacygevoelige data achterwege gelaten in de overdracht. Zo krijgt elk object een dossier, dat beschikbaar wordt gesteld aan de gebruiker, beheerder en de onderhoudende partijen.”

Eén geïntegreerd systeem voor elk project

“We zijn in de praktijk teveel gewend aan een ‘systeem’ dat bestaat uit een samenraapsel van ‘subsysteempjes’ van verschillende applicaties,” legt Cor uit. “Als je echter op projectniveau gaat kijken, zie je dat het hele project eigenlijk maar uit één systeem bestaat. Zodra je je systeem van dataverwerking op orde hebt, hoeft de data alleen nog maar geleverd te worden. Als je nu naar IT kijkt, zie je dat er ook in deze tijd nog te weinig vanuit processen en verantwoordelijkheden wordt gedacht. Als er een planningsprobleem is of een HRM-probleem, wordt er een pakket aangeschaft voor planning of HRM. Maar als je al deze producten samen vanaf een afstandje bekijkt, zie je dat je het altijd hebt over een project en een klant. Daarom hoef je in een ideale situatie slechts twee dossiers aan te leggen: een klantdossier en een projectdossier. Die uniformiteit is wat we destijds ook samen met Icologiq, toen nog Quality Online, perfect ingevuld hebben.”

“Als ik tegenwoordig bij een nieuw bedrijf kom, is mijn eerste ervaring dat de bedrijfsvoering een gekleurd landschap vormt dat niet intern geïntegreerd is. Vervolgens probeer ik de mensen uit te leggen dat ze vanuit processen moeten denken. Ik stel werkgroepen op met kerngebruikers, die ik uitdaag om uit hun comfortzone te stappen door ze de vraag te stellen: wat hebben jullie écht nodig om je werk goed te kunnen doen? De vervolgvraag is dan: wat heeft je collega van jou nodig om zijn of haar werk goed te kunnen doen? Zo creëer je het bewustzijn dat nodig is om het proces goed in kaart te brengen, dan zie je dat hergebruik van data zorgt voor minder handelingen maar in plaats daarvan verrijking van de data in het proces. Als gevolg zie je dat mensen anders leren denken, meer richting de proceskant.”

Angst voor controle

“Uiteindelijk wil ik het werk van medewerkers eenvoudiger, inzichtelijk en meetbaar maken,” besluit Cor. “Zodra ik begin over die meetbaarheid, zie ik vaak angst bij mensen: angst voor controle. Het zit in onze natuur dat zodra iemand ons ergens op wil wijzen, veel mensen bang zijn om gecontroleerd te worden. Maar mijn insteek is niet om te controleren, maar dat ik na drie maanden de parkeerplaats kan af rijden in de wetenschap dat de mensen me niet meer nodig hebben. Ik wil medewerkers ervan bewust maken dat ze zelf iets kunnen veranderen in plaats van zich te verschuilen achter de directeur of een pakket. Elke directeur zou een goed zelfsturende organisatie willen hebben, zodat hun proces van beslissingsbevoegdheid kan groeien doordat je meer creativiteit toelaat binnen de bestaande kaders.”

“Het belangrijkste bij procesdenken is dat mensen de angst om te veranderen, moeten loslaten. Deze angst is volgens mij de grootste tegenstander van procesdenken. De meeste tijd ben ik kwijt aan het meenemen van mensen in het feit dat ze zelf die verantwoordelijkheid hebben. Wat is de beste manier om daarmee om te gaan? Ik denk dat je een heel eind komt door als directie ruimte te geven aan je personeel, te luisteren naar hun wensen en na te denken over wat het oplevert. Maak ze bewust van het feit dat als ze iets roepen, ze eerst voor zichzelf moeten weten wat het oplevert.”

Over Cor van Weenum

Cor van Weenum is eigenaar van Enligne BV. De laatste 11 jaar is hij door diverse directies van bedrijven benaderd om hen te helpen met hun strategie en visie voor de toekomst, waarbij één van de pijlers steeds gericht is op vragen als: hoe krijgen we onze data op orde en hoe krijgen we meer grip op onze processen? Hoe nemen we onze mensen mee in de verandering en hoe beheersen we onze risico’s beter? Als zelfstandig Certified IT regiemanager heeft hij de laatste jaren dan ook een positieve bijdrage mogen leveren bij zijn opdrachtgevers.

Over Icologiq Elements

Icologiq heeft door de jaren heen de onderliggende visie over procesmatig werken verder uitgewerkt in haar all-in one software platform Icologiq Elements. Elements is een integraal managementsysteem waarmee bedrijven hun processen, documenten en documentatie en acties kunnen regisseren en bewaken, met als uiteindelijke doel wereldwijde uniformiteit en operational excellence in alle processen te realiseren.

Formulier