Skip to content

Nieuws

“De cultuur verandert door de manier van werken te veranderen, en niet andersom”

30-04-2021

Als manager ben je altijd bezig met de toekomst. Als bedrijf stel je jezelf bepaalde korte- en langetermijn doelen. Bijvoorbeeld marktleider worden of uitbreiden naar het buitenland, maar bij de uitvoering ervan krijg je altijd te maken met plannen die anders lopen dan verwacht of verbeterd moeten worden. Hoe ga je daar als manager mee om? 

Een HSEQ Manager bij een groot bedrijf dat zich bezighoudt met de levering van brandstoffen, vertelt welke 7 speerpunten van belang zijn als het gaat om kwaliteitsmanagement in een business waar kwaliteit en veiligheid hoog in het vaandel staan. Om al deze 7 speerpunten te realiseren, werkt het bedrijf met Icologiq Elements, een all-in-one softwareplatform dat alle technische, functionele en operationele bedrijfsprocessen op het gebeid van kwaliteit, veiligheid en compliance bundelt in een uit 9 modules bestaand software platform.

  1. Cultuurverandering

Wat is het verband tussen kwaliteitsmanagement en een veilige werkomgeving? “Een paar jaar geleden is onze veiligheidscultuur gemeten in opdracht van de provincie,” vertelt de manager. “Iedere werknemer werd geïnterviewd over de veiligheid op de werkvloer. We kregen het compliment mee dat we de afgelopen jaren grote stappen hadden gemaakt. Er werd gevraagd: ‘Wat hebben jullie gedaan om de cultuur te verbeteren?’ Ons antwoord luidde: eigenlijk niks. De gemeten cultuurverbetering was een gevolg van andere dingen, namelijk het investeren in mensen en een goed werkend systeem. De cultuur verandert als je de manier van werken verandert, en niet andersom.” 

  1. Transparantie

Deze nieuwe manier van werken begint met transparantie. “Voordat we werden geïntroduceerd aan Icologiq Elements, moest ik als HSEQ-manager alle gegevens bijhouden met lijstjes,” vertelt hij. “Er werden acties uitgezet die niet werden opgevolgd, omdat deze niet inzichtelijk waren gemaakt voor de organisatie. Eigenlijk liep je altijd achter de feiten aan. Met Icologiq Elements maak je de situatie eigendom van iedereen, waardoor mensen zich meer verantwoordelijk gaan voelen. De eerste stap hierbij is alles transparant maken. Als je bijvoorbeeld de luchtkwaliteit wilt verbeteren, moet je eerst kijken naar wat de luchtkwaliteit op het moment is, anders heeft het geen zin. Door middel van dashboards maken we onze prestaties inzichtelijk in het systeem, zodat we onze KPI’s kunnen verbeteren.”

  1. Eigenaarschap

“Binnen Icologiq Elements hebben alle gebruikers op ieder moment de mogelijkheid om zaken te registreren en te rapporteren,” legt de manager uit. “Als een medewerker een ongewenste situatie ziet, bijvoorbeeld op het gebied van milieu, kwaliteit of juist een procesverbetering, dan kan hij dit direct vastleggen in de database en wordt deze registratie automatisch meegenomen in een volgende beoordelingsronde. Hoe eenvoudiger het systeem en de workflows, hoe sneller dit proces verloopt – dat is het voordeel van Elements. In die zin werkt het systeem democratiserend.”

  1. Structuur in dossiers

De HSEQ Manager vertelt hoe het bedrijf structuur aanbrengt door middel van de Plan-Do-Care-Act Cyclus. “Bij elke stap van de PDCA is het belangrijk om van elkaar te weten waar iedereen mee bezig is en wie voor welke taak verantwoordelijk is. Daarbij is het een vereiste dat iedereen toegang heeft tot de dossiers met rapportages, registraties en de daaruit volgende acties. Om het gehele proces overzichtelijk te maken, is het van belang om de informatie op gestructureerde wijze op te slaan in een digitaal systeem. Het voordeel van Icologiq Elements is dat het systeem flexibel is en erg eenvoudig in te richten.”

  1. Blokkades verwijderen

 “Voor een veiligheidscultuur moet je bovendien ook kijken naar welke barrières je kunt slopen,” vervolgt de manager. “Je bent constant aan het analyseren: welke belemmeringen kan ik wegnemen voor een medewerker om zijn taak goed uit te voeren? Soms heeft iemand bijvoorbeeld niet het juiste gereedschap of niet de juiste training gehad, maar ook een procedure van 35 kantjes kan een barrière vormen.” 

  1. Leren van fouten

Bij complexe situaties kan het soms lastig zijn om de oorzaak van een probleem vast te stellen. “Een techniek die ik geleerd heb toe te passen, is de root-cause-analysis: een techniek die krachtig is door eenvoud. Bij incidenten en bijna-incidenten leggen we vast waarom het niet gelukt is, maar ook waarom het op een later moment wél lukt. Als er iets fout gaat, is het namelijk meestal een combinatie van één of meerdere condities en één actie. Door dit allemaal vast te leggen in Elements, kunnen we vaststellen of de oorzaak ligt bij een onveilige situatie of een onveilige handeling.”

  1. De aanwezige kennis benutten

“Dankzij Elements kunnen we alle acties en aanbevelingen, die volgen uit het oplossen van incidenten, direct in het systeem zetten, om te voorkomen dat het in de toekomst weer fout gaat,” zegt de manager tot slot. “Vaak zijn bedrijven geneigd om een dure consultant in huis te halen of bijvoorbeeld een interim aan te nemen die dan vertelt hoe hij het gedaan heeft, maar ik zou zeggen dat de kennis vaak al in het bedrijf aanwezig is. Door de aanwezige kennis eerst te benutten, valt veel winst te behalen.”

Altijd voorbereid op de toekomst met Icologiq Elements

All-in-one softwareplatform Icologiq Elements faciliteert het innoveren van processen vanuit een centraal punt in de organisatie. Haar doel hierbij is de organisatie centraal te voorzien van de juiste tools om problemen op te lossen, klachten te behandelen, verbeteringen door te voeren, verandering gestructureerd en veilig te implementeren, de juiste risico’s in kaart te brengen en in te parken, en ervoor te zorgen dat mensen vanuit elk punt in de organisatie veilig kunnen werken. 

De software stelt bedrijven in staat het beste uit hun mensen en teams te halen. Door routinetaken te automatiseren, kunnen zij zich volledig richten op hun hoofdtaken. Bovendien wordt de versnippering van lokale oplossingen en spreadsheets omgezet naar een betrouwbaar, transparent platform waarmee bedrijven al hun processen rondom veiligheid, kwaliteit, welzijn en milieu afdekken. Door de procesgerichte aanpak, die de verschillende afdelingen in een organisatie met elkaar verbindt, kunt u eenvoudig aan alle 7 speerpunten voldoen, zodat uw bedrijf goed voorbereid de toekomst tegemoet gaat.

Over Icologiq Elements

Over Icologiq Elements

We adviseren en ondersteunen organisaties bij de overstap van hun traditionele naar digitale kwaliteitssystemen (eQMS). Daarmee kunnen onze klanten vaak wereldwijd effectiever en efficiënter werken, hun kosten verlagen en op ieder moment aantonen dat zij voldoen aan wet- en regelgeving.

Icologiq werd in 2019 door de KvK verkozen als #26 van de Top-100 meest innovatieve bedrijven van Nederland. Projecten die wij uitvoeren zorgen voor structurele en duurzame organisatorische verbeteringen en digital excellence. Wij maken gebruik van moderne werk- en communicatiemethoden om doelgericht samen te werken met onze opdrachtgers die aan hoge eisen moeten voldoen en aan strenge regelgeving moeten voldoen. Er liggen zware  sancties op de loer waardoor onze opdrachtgevers een strikt regiem van verbetermanagement en operational excellence toepassen.

Meer weten?
Wil je meer weten over de uitgekiende functionaliteit van Icologiq Elements? Bezoek dan onze producten pagina op deze website.

Formulier